Les obligations légales et réglementaires liées à la tenue de la comptabilité d’une entreprise

Les obligations légales et réglementaires liées à la tenue de la comptabilité d’une entreprise

Qu’importe votre statut, que vous soyez artisan, commerçant, profession libérale réglementée ou non, que vous exerciez votre activité à travers une société ou bien encore en entreprise individuelle, vous êtes soumis à une multitude d’obligations légales et réglementaires dans le cadre de la tenue de votre comptabilité.

Majoritairement contenues et précisées dans le code de commerce, ces obligations visent donc un très large public. Exception à ce principe, les personnes exerçant sous le statut de micro-entrepreneur, un cadre légal plus souple encadrera l’exercice de leur activité.

I – Obligation comptable, qu’est-ce que c’est ?

Concernant un large public, comme vu précédemment, les obligations comptables sont un ensemble de règles, légales, dans le cadre de la tenue des comptes permettant la bonne visualisation des flux financiers d’une société. Chaque entreprise aura des obligations propres en fonction de sa taille, de sa forme sociale, ou bien encore de son chiffre d’affaires annuel.

Le non-respect de ces obligations peut exposer le dirigeant à de lourdes amendes en cas de contrôles sur place ou sur pièces de la part de l’administration fiscale.

Deux grands principes doivent guider la tenue des comptes d’une entreprise :

• Le principe de sincérité et régularité
• Le principe de la représentation réelle des états financiers de la société

II – Tenue de la comptabilité

La tenue de la comptabilité se réalise via des documents comptables qui permettent de répertorier les flux financiers représentant l’activité de l’entreprise, le recours à un expert-comptable est vivement conseillé en ce que la tenue de ces documents peut rapidement devenir complexe selon l’évolution de votre société ou bien encore par les connaissances nécessaires pour assurer cette mission qui comporte plusieurs facettes :

• Assurer la bonne tenue des documents comptables :
  • Les comptes annuels, qui représentent l’ensemble de la comptabilité annuelle de la société en reprenant notamment le bilan comptable, le compte de résultat, l’annexe explicative.
  • Les livres comptables, qui répertorient de façon quotidienne les flux financiers de la société pour permettre de suivre, par exemple, les ventes et achat de l’entreprise ou bien encore les encaissements dans l’hypothèse d’une profession libérale.

Les documents comptables sont donc des enregistrements importants pour toute entreprise, quelle que soit sa taille. Ils permettent de suivre les activités financières, de prendre des décisions éclairées et de garantir la transparence aux parties prenantes. Il est important de conserver les documents permettant de justifier de l’état financier de la société, notamment, mais sans s’y limiter :

1. Les relevés bancaires : Qui sont des documents démontrant les transactions bancaires effectuées par l’entreprise, y compris les dépôts, les retraits et les paiements.
2. Les fiches de paie s’il en existe.
3. Les factures clients, qui détaillent les produits ou services que l’entreprise a vendus à ses clients.
4. Les bons de commande, qui indiquent les produits ou services que l’entreprise a achetés auprès de ses fournisseurs.

Il est important de conserver l’ensemble de ces documents comptables en ordre et en sécurité pour une période minimale généralement de 7 à 10 ans.

III – Les obligations légales

En France, les obligations légales liées à la tenue de la comptabilité sont définies par la loi sur la comptabilité et la loi sur les sociétés. Les entreprises sont tenues de respecter les normes comptables françaises (PCG) pour la préparation et la présentation de leurs états financiers.

Les entreprises sont également tenues de tenir des livres comptables qui reflètent fidèlement leur situation financière, y compris les transactions financières telles que les recettes, les dépenses et les achats. Les entreprises doivent également respecter les lois fiscales en vigueur en France, ce qui inclut la déclaration correcte de leurs revenus et le paiement des impôts dus.

Les entreprises sont tenues de produire des états financiers annuels, tels que le bilan, le compte de résultat et le tableau des flux de trésorerie. Ces états financiers doivent être soumis à une vérification externe par un commissaire aux comptes, sauf dans les cas où l’entreprise est exonérée de ce devoir.

IV – Les obligations réglementaires liées à la tenue de la comptabilité

En plus des obligations légales, les entreprises en France peuvent être soumises à des obligations réglementaires en fonction de leur secteur d’activité et de leur forme juridique. Par exemple, les entreprises cotées en bourse sont soumises à des obligations supplémentaires en matière de transparence et de communication financières, telles que la publication de rapports trimestriels et annuels.

De plus, les entreprises sont tenues de respecter les normes de gouvernance d’entreprise, telles que la lutte contre la corruption et la protection des droits de l’homme. Les entreprises doivent également respecter les réglementations en matière de protection des données personnelles et de confidentialité, telles que le règlement général sur la protection des données (RGPD).

V – Que risquent les entreprises en cas de non-respect de ces obligations ?

Le non-respect des obligations comptables légales par les entreprises peut avoir de conséquences pour la société, mais aussi pour son dirigeant. En effet, mises en place pour garantir la transparence financière et la confiance des investisseurs et des parties prenantes dans les états financiers d’une entreprise et plus généralement, en l’économie, le non-respect de ces obligations peut entraîner de lourdes conséquences.

• Sanctions financières : Les entreprises qui ne respectent pas les obligations comptables légales peuvent être soumises à des sanctions financières sévères, telles que des pénalités, des amendes, des redressements, pouvant parfois mener à la liquidation de la société dans les cas les plus dramatiques.

• Perte de confiance des investisseurs et actionnaires : Si la société ne respecte pas les obligations comptables qui lui sont imposées, cela peut entraîner une perte de confiance de la part des investisseurs et des actionnaires. Cela va donc entraîner une baisse de la valeur de l’entreprise et une perte de capital à plus ou moins long terme.

• Problèmes de conformité : Les sociétés peuvent avoir des difficultés à se conformer aux réglementations financières et fiscales, ce qui peut entraîner des problèmes avec les autorités compétentes, parfois, ce n’est pas du fait d’une mauvaise volonté du gérant, mais d’une incapacité à s’adapter, notamment en cas d’absence de recours à un expert-comptable pour les entreprises qui ne sont pas obligées de s’en doter.

• Difficultés à obtenir du financement : Les entreprises qui ne respectent pas les obligations comptables légales peuvent rencontrer des difficultés à obtenir du financement auprès des institutions financières. En effet, si les organismes financiers observent des irrégularités dans la tenue des comptes, ou une absence de tenue de ces derniers, il faudra s’attendre à essuyer de nombreux refus en cas de recherche de financements.

• Engagement de la responsabilité personnelle du dirigeant : Les dirigeants et les associés peuvent être personnellement responsables des conséquences du non-respect des obligations comptables. Cela peut inclure des poursuites pénales ou civiles et des dommages-intérêts, etc.

Les experts comptables assistent les entreprises de toutes tailles pour la tenue ou le contrôle de leurs comptabilités à partir des documents et informations fournies sous leur responsabilité.